E-Rechnung: Neue Anforderungen für Apotheken ab 2025

Ab 01.01.2025 wird die E-Rechnung verpflichtend, um die Digitalisierung im Geschäftsverkehr voranzutreiben. Unternehmer müssen Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format ausstellen und empfangen. Während der Empfang ab diesem Datum Pflicht ist, gibt es für die Ausstellung großzügige Übergangsfristen bis Ende 2026.

• Definition: Eine E-Rechnung ist ein Datensatz, der maschinell verarbeitet werden kann. Sie basiert auf der Norm EN 16931 und wird in Formaten wie XRechnung oder ZuGFeRD (ab Version 2.0.1) ausgestellt.
  • XRechnung: Vollständig maschinenlesbares XML-Format.
  • ZuGFeRD: Hybrides Format mit maschinen- und menschenlesbaren Teilen; bevorzugt im Mittelstand.

• Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen:
  • Gilt für alle steuerpflichtigen Umsätze zwischen inländischen Unternehmern.
  • Empfänger müssen keine Zustimmung geben, aber über technische Empfangswege verfügen.
  • Ausnahmen: Umsätze gemäß §4 Nr. 8-29 UStG, Kleinbetragsrechnungen bis 250 €, Fahrausweise.
  • Für Endverbraucher keine Pflicht, jedoch freiwillig möglich bei Zustimmung des Kunden.

• Relevanz für Apotheken:
  • Pflicht beschränkt sich auf Rechnungen für Praxisbedarf, Abrechnungen mit Pflegeheimen und -diensten sowie Arztpraxen.
  • Keine Pflicht für die Abgabe von Rx-, OTC-Medikamenten und Frei- oder Sichtwahl, da diese meist Endverbraucher betreffen.

• Übergangsregelungen:
  • Bis Ende 2026: Weiterhin Papier- oder einfache elektronische Formate (z. B. PDF) möglich.
  • Unternehmen mit Jahresumsatz <800.000 € dürfen bis Ende 2027 auf E-Rechnungen verzichten.
  • Warenwirtschaftssysteme sollen in der Übergangszeit angepasst werden.

• Empfang von E-Rechnungen:
  • Ab 01.01.2025 müssen Apotheken technische Voraussetzungen schaffen, z. B. ein separates E-Mail-Postfach oder elektronische Schnittstellen.
  • Empfänger ohne geeignete Technik können keine alternative Rechnung fordern; der Versand durch den Aussteller erfüllt die Pflicht.
  • Großhändler und Pharmaindustrie werden voraussichtlich ab 2025 umstellen. Apotheken sollten frühzeitig Abstimmungen zu Formaten und Versandwegen treffen.

• Vorsteuerabzug:
  • Voraussetzungen:
    • E-Rechnung mit allen steuerrechtlich vorgeschriebenen Angaben.
    • Nutzung zulässiger Formate (z. B. XRechnung, ZuGFeRD).
    • Fehlerhafte Rechnungen müssen korrigiert werden, Ergänzungen reichen nicht.
    • Aufbewahrung und maschinelle Auswertbarkeit müssen gewährleistet sein.
  • Ohne ordnungsgemäße E-Rechnung ist der Vorsteuerabzug ausgeschlossen.

• Archivierung:
  • E-Rechnungen müssen unveränderlich und maschinell auswertbar archiviert werden.
  • Hybride Formate erfordern zusätzlich die Aufbewahrung relevanter Bildteile.
  • Einfache Speicherorte wie PC-Ordner oder E-Mail-Postfächer genügen nicht.
  • Lösungen wie Dokumentenmanagementsysteme sollten geprüft und implementiert werden.

• Fazit:
  • Die E-Rechnung ist ein wichtiger Schritt zur Digitalisierung. Apotheken sollten bis 01.01.2025 den Empfang sicherstellen und im Verlauf der Übergangszeit technische Systeme für die Ausstellung einführen.
  • Die korrekte Archivierung ist essenziell, um finanzielle Risiken durch den Ausschluss des Vorsteuerabzugs zu vermeiden.
  • Eine enge Abstimmung mit Steuerberatern und Warenwirtschaftsanbietern wird empfohlen, um die Umstellung erfolgreich zu meistern.